Qual o caminho deve seguir para garantir que a prestação de contas e gestão do seu condomínio seja feitas de maneira transparente?

Uma prestação de contas satisfatória é essencial para o condomínio.

E essa é uma ação obrigatória, está prevista no código civil dentre as obrigações e competências do sindico.

Mas para que haja a tranquilidade presente no restante do ano uma prestação de contas recorrente é a melhor alternativa.

Só assim os moradores terão a garantia de que seus recursos estão sendo bem empregados.

Quais medidas tomar para que a sua prestação de contas seja transparente?

A seguir serão apresentadas algumas dicas.

Site do condomínio

Cada dia se torna mais recorrente o uso das plataformas de comunicação online.

Com a tecnologia o síndico e a administradora de condomínio podem disponibilizar informações de documentos, contas quitadas no mês recorrente, notas ficais entre outros.

Assim os moradores tem acesso a esses dados no conforto de suas casas e podem ver com clareza para onde está indo o seu dinheiro.

E com a inovação tecnológica boa parte das administradoras conta com um serviço online de prestação de contas.

Nesse tipo de plataforma os moradores podem fazer conferência diária e extrato de conta e pagamentos.

Uso de informativos de maneira correta.

A tecnologia não pode levar sozinha a responsabilidade pela gestão transparente.

É importante o uso de cartazes e avisos dentro dos elevadores por exemplo.

Caso vá fazer alguma mudança fazer a fixação de avisos com alguns dias de antecedência se tornam expressivos de forma positiva.

Os moradores devem saber o que esta acontecendo, e é importante ressaltar no cartaz que a mudança/medida/obra foi aprovada em assembleia anteriormente.

Auditoria preventiva

Auditorias mensais trazem benefícios expressivos principalmente em condomínios grandes.

Nesse tipo de condomínio geralmente há a necessidade de vários prestadores de serviços e mais compras do que num condomínio pequeno.

Esse tipo de auditoria é feita por um profissional que audita a pasta de contas todos os meses.

Indicando assim se os valores gastos estão ou não dentro do esperado.

É de igual importância que todos tenham acesso a esse relatório.

E que o parecer seja assinado por um contador.

Balancete no boleto

Essa não é uma medida exatamente nova, mas ela tem boa aceitação onde é utilizada.

É imprescindível que o morador tenha ciência da saúde financeira do empreendimento e essa é uma maneira de acontecer.

Mesmo que não represente a maneira mais clara isso pode tranquiliza-lo

Reunião de conselho aberta a todos 

De maneia geral uma reunião com conselheiros é feita de forma mensal. Nela eles se reúnem para analisar documentos do condomínio.

Se o condomínio for gerido por um síndico profissional é importante que ele esteja presente nessas reuniões para esclarecer possíveis dúvidas.

O ato de abrir a reunião a todos os moradores, mesmo que de maneira informal, dá a possibilidade que eles acompanhem de perto a gestão do condomínio.

Passa mais confiança para eles.

Síndico disponível

Mesmo não se tratando de nenhuma novidade esse é um ponto chave para a tão buscada administração transparente.

É indispensável que o condomínio possua um síndico extremamente disponível.

Sem isso os moradores se sentem inseguros.

O sindico deve ser de fácil alcance. E uma pessoa que os moradores se sintam a vontade para fazer perguntas.

Estar de plantão, disponível com periodicidade é uma boa medida para sanar dúvidas.

Existe também a possibilidade de centralizar isso numa ferramenta ou canal online.

Isso pode ser feito pelo site do condomínio ou num e-mail.

Esse tipo de medida é bastante reconfortante para os moradores que se sentem amparados amplamente.

Orçamentos e cotações.

Cotar com no mínimo três fornecedores antes de efetuar qualquer compra ou contratar um prestador de serviços é uma medida eficaz.

  Também é preciso que essas cotações fiquem disponíveis e sejam partilhadas com os interessados.

Dessa forma futuramente se houver alguma dúvida o sindico pode comprovara que a empresa que escolheu oferecia melhores condições para o condomínio.

 

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